Die richtige Software beginnt mit den richtigen Fragen.

01Die Aufgabe beschreiben, bevor Sie Anbieter vergleichen

„Wir brauchen ein neues CRM“ nennt bereits eine Lösung. „Anfragen gehen verloren, weil niemand die nächste Aktion verant­wortet“ beschreibt ein Problem. Beides kann zusam­menhängen. Es ist aber auch möglich, dass zuerst eine Zustän­digkeit geklärt werden muss.

Beschreiben Sie einen Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis. Wer arbeitet daran? Welche Infor­mati­onen werden benötigt? Wo wartet jemand, erfasst doppelt oder korrigiert Fehler? Fragen Sie die Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, und halten Sie Unter­schiede zwischen Standorten oder Kunden­gruppen fest.

02Muss-Kriterien von Wünschen trennen

Ein Muss-Kriterium entscheidet darüber, ob eine Lösung überhaupt infrage kommt. Eine Präferenz hilft, geeignete Lösungen zu unter­scheiden. Vermischen Sie beides, kann eine hohe Gesamt­punkt­zahl einen entschei­denden Mangel verdecken.

• Muss: Der geprüfte Kern­prozess funk­tioniert, erfor­derliche Daten lassen sich übertragen, notwendige Berech­tigungen sind abbildbar.
• Präferenz: Eine bestimmte Ansicht spart Klicks, ein Bericht ist bereits vorkon­figu­riert oder die Oberfläche gefällt dem Team besser.
• Später: Funktionen, für die heute weder ein konkreter Bedarf noch eine verant­wort­liche Person vorhanden ist.

Doku­mentieren Sie zu jedem Muss-Kriterium den Nachweis: praktisch getestet, schrift­lich zugesagt oder noch offen. „Laut Anbieter möglich“ ist eine andere Sicherheit als ein bestan­dener Test. Nicht geklärte Punkte bleiben sichtbar, statt still­schwei­gend als erfüllt zu gelten.

03Mit denselben Fällen testen

Geben Sie allen Kandidaten denselben kleinen Test­auftrag. Nutzen Sie geeignete Testdaten und drei Fälle: einen normalen Vorgang, eine häufige Ausnahme und eine Korrektur. Bei sensiblen Infor­mati­onen genügen zunächst reali­täts­nahe, erfundene Datensätze.

Beispiel, keine Kunden­refe­renz: Ein Unter­nehmen testet einen Auftrag mit mehreren Liefer­terminen. Danach ändert es eine Position und prüft, ob die Änderung in Lager­planung und Rech­nungs­vorbe­reitung ankommt. Erst dieser Ablauf zeigt, ob die Systeme tatsäch­lich zusam­menspielen.

Lassen Sie auch das spätere Team selbst arbeiten. Beobachten Sie, wo Erklä­rungen nötig sind. Notieren Sie benötigte Anpas­sungen und wer sie bezahlt, umsetzt und später pflegt. Eine gut vorbe­reitete Vorführung ersetzt diesen Praxistest nicht.

04Die Gesamtkosten und den Ausstieg prüfen

Verglei­chen Sie Angebote über denselben Zeitraum und mit denselben Annahmen. Neben Lizenzen gehören Einführung, Daten­berei­nigung, Migration, Schnitt­stellen, Schulung, interner Zeit­aufwand und laufende Betreuung in die Betrach­tung. Zeigen Sie Mehrkosten bei mehr Nutzern oder höherem Daten­volumen separat.

Fragen Sie auch: Was passiert bei einem Wechsel? Welche Daten, Anhänge und Verknüp­fungen erhalten Sie in welchem Format? Wer unter­stützt den Export, was kostet er und wie viel Zeit bleibt dafür? Lassen Sie einen kleinen Export tatsäch­lich durch­führen. Eine CSV-Datei allein belegt noch nicht, dass die für den Betrieb benötigten Zusam­menhänge erhalten bleiben.

Für Cloud-Dienste bietet das BSI eine vertie­fende Orien­tierung zur sicheren Nutzung über den gesamten Vertrags­zeit­raum, einschließ­lich Vertrag­sende.¹ Ob eine konkrete Lösung Ihre Daten­schutz-, Sicher­heits- und Vertrags­anfor­derungen erfüllt, muss gesondert geprüft werden.

05Eine Entscheidung festhalten, die später noch verständlich ist

Fassen Sie die Auswahl auf einer Seite zusammen. So bleibt nach­voll­ziehbar, warum Sie sich entschieden haben und unter welchen Bedin­gungen die Entschei­dung gilt.

1. Ziel: Welcher Ablauf soll sich wie verbessern?
2. Vergleich: Welche Optionen, einschließ­lich einer Verbes­serung des beste­henden Systems, wurden geprüft?
3. Nachweise: Welche Muss-Kriterien wurden wie getestet?
4. Kosten: Welche Annahmen, internen Aufwände und laufenden Kosten liegen zugrunde?
5. Offene Punkte: Was muss vor Beauf­tragung oder Einführung noch geklärt werden?
6. Einführung: Wer verant­wortet Daten, Schulung, Abnahme und Betrieb?

Der nächste Schritt ist ein begrenzter Pilot mit defi­nierten Erfolgs­krite­rien. Wenn die täglichen Nutzer einen voll­stän­digen Ablauf bewältigen und die Übergabe in den Betrieb vorbe­reitet ist, haben Sie eine belast­barere Grundlage für die weitere Einführung.

Bei dieser Vorbe­reitung unter­stützt unsere IT- und Digi­tali­sierungs­bera­tung. Wenn Stan­dard­soft­ware den geprüften Bedarf nicht abdeckt, verglei­chen wir sie mit einer indi­vidu­ellen Lösung, einschließ­lich Entwick­lungs- und Betrieb­sauf­wand.